De acordo com Narilândia Monteiro, do IZP, a valorização dos documentos é importante para ajudar na reconstrução da história deixada como registro da sociedade (Foto: Marcelo Nivaldo)

Para agilizar o acesso às informações cadastrais e preservar o histórico funcional dos servidores, o Instituto Zumbi dos Palmares (IZP) iniciou o processo de digitalização dos documentos do Departamento de Recursos Humanos (DRH). A ação está sendo feita em parceria com o Instituto de Tecnologia em Informática e Informação do Estado de Alagoas (Itec).

Como parte do processo de digitalização, a chefe executiva de Valorização de Pessoas do IZP, Narilândia Monteiro, participou do curso Organização de Arquivos, que abordou a importância da organização sistemática dos arquivos públicos.

A transição das informações do papel para a plataforma digital minimiza as consequências do arquivamento dos processos e vai agilizar a gestão dos documentos para ações do cotidiano, como requisição de férias, aposentadoria e mudança de classe. “Com a digitalização, a localização do arquivo vai ser bem mais prática e irá facilitar a inclusão de novas informações, além da economia no uso do papel”, ressaltou a chefe do DRH.

O procedimento de digitalização tem previsão para conclusão no mês de dezembro. Com a finalização do processo, todo arquivo será disponibilizado no sistema do Itec, que terá uma divisão por lotes, facilitando a visualização e modificações da ficha funcional dos servidores.

Com o término da digitalização, toda a documentação será armazenada em novo e mais adequado ambiente, sem incidência direta do sol e ventilação natural para não danificar e antecipar o desgaste natural do papel.

De acordo com Narilândia Monteiro, a valorização dos documentos é importante para ajudar na reconstrução da história deixada como registro da sociedade. “Se não fosse o arquivo, grande parte da historia, não só do Estado de Alagoas, mas do Brasil estaria perdida”.